Een SEO RFP opstellen

Het opstellen van een RFP (request for proposal) voor een SEO-traject is een essentiële stap om ervoor te zorgen dat wij het juiste bureau of de juiste expert vinden die aansluit bij onze organisatie en specifieke behoeften. Vooral voor organisaties met meer dan 50 FTE is het belangrijk om een duidelijke RFP te creëren. Dit bespaart tijd en garandeert dat elk bureau een eerlijke kans krijgt in het traject. In dit artikel delen we hoe zo’n RFP opgesteld kan worden. We schrijven dit artikel als aanvulling op het artikel over het opbouwen van een duurzame samenwerking met een SEO-partij.

Doel van de RFP

De primaire doelstelling van deze RFP is het schetsen van een duidelijk kader voor wat wij verwachten van een SEO-partner. Wij willen geen willekeurige hulp bij onze rankings; we zoeken een partner die onze visie begrijpt, onze doelen deelt en ons kan begeleiden in het complexe SEO-landschap. (1)

Achtergrond van de organisatie

De achtergrond van de organisatie kan helder worden samengevat in een paar zinnen, eventueel met enkele links naar belangrijke pagina’s. Bekijk hieronder:

Onze organisatie heeft zich altijd gefocust op een specifieke sector/industrie. Door de jaren heen hebben wij een solide reputatie opgebouwd en een loyale klantenkring verworven. Nu willen we onze online aanwezigheid versterken en ervoor zorgen dat we niet alleen gevonden worden, maar ook de juiste boodschap overbrengen.

Projectomschrijving en doelstellingen

Dit SEO-traject is niet zomaar een project; het is een reis. Een reis waarbij wij de online zichtbaarheid willen vergroten, meer relevante bezoekers naar de website willen trekken en uiteindelijk de conversieratio’s willen verbeteren.

Formuleer hier eventueel de OKR’s van de organisatie waar de KPI’s van het SEO-traject op moeten aansluiten. Dit helpt een SEO-bureau ook wanneer wij enkele zoektermen vermelden die relevant zijn voor ons, of mogelijk een aantal concurrenten die goed presteren op het gebied van online marketing.

Algemene SEO-doelstellingen

Onze algemene doelstellingen zijn duidelijk: wij willen onze organische zichtbaarheid vergroten, hoger ranken voor onze kern zoekwoorden (deze kun je hier formuleren) en een consistente groei in organisch verkeer realiseren.

Zoals eerder besproken, zorg ervoor dat onze KPI’s goed aansluiten bij de OKR’s van de organisatie. Wanneer dit niet het geval is, zullen de middelen verkeerd worden ingezet binnen de strategie. Zie hieronder:

Naast de algemene doelstellingen hebben wij ook specifieke KPI’s vastgesteld. Wij willen bijvoorbeeld een X% toename in organisch verkeer in de komende 6 maanden. Of misschien streven wij naar een Y% verbetering in de click-through rate van onze belangrijkste landingspagina’s. Het zijn deze meetbare doelen die ons helpen om de effectiviteit van onze SEO-inspanningen te beoordelen.

Scope van het SEO-traject

Bij het plannen van een uitgebreid SEO-traject is het van essentieel belang om een duidelijke scope te definiëren. Dit helpt ons om gericht te blijven en zorgt ervoor dat wij alle belangrijke aspecten van SEO aanpakken. Wij zouden op dit punt de SEO-specialist erbij moeten betrekken om een SOW op te stellen voor dit traject aan de hand van de vastgestelde KPI’s. Vaak zal er een overlap zijn in de werkzaamheden van de verschillende specialisten, waardoor de keuze niet alleen hierop kan worden gebaseerd.

Een aantal zaken die aan de scope kunnen worden toegevoegd (we zullen hier niet te diep op ingaan; je kunt andere artikelen van ons bekijken voor meer informatie, zoals SEO-handleiding, SEO voor beginners, of een SEO-stappenplan). (2)

Technische SEO

Technische SEO vormt de basis van iedere succesvolle SEO-strategie. Wij kijken naar zaken als sitesnelheid, mobiele optimalisatie en de algehele gezondheid van de website om ervoor te zorgen dat zoekmachines onze site gemakkelijk kunnen crawlen en indexeren.

On-page SEO

On-page SEO richt zich op het optimaliseren van de content en de HTML-broncode van een pagina. Wij concentreren ons op zaken als meta-tags, URL-structuur en natuurlijk de kwaliteit van de content zelf. Het doel? Ervoor zorgen dat elke pagina op onze site zo goed mogelijk presteert.

Off-page SEO (linkbuilding)

Linkbuilding blijft een cruciaal onderdeel van SEO. Wij streven ernaar om kwalitatieve backlinks te verkrijgen van gerenommeerde websites in onze branche. Dit helpt niet alleen onze autoriteit te verhogen, maar stuurt ook waardevol verkeer naar onze site.

Hier willen we graag op wijzen dat we in de RFP duidelijk moeten vermelden dat de partijen hun backlinks die ze willen plaatsen in maand 2 moeten benoemen in de offerte. Ook is het raadzaam om te vragen of de backlinks gerapporteerd worden in de maandelijkse rapportage (dit is met name cruciaal zodat onze organisatie de transparantie krijgt die het verdient bij een SEO-abonnement).

Contentstrategie en -optimalisatie

Content is koning. Daarom besteden wij veel aandacht aan onze contentstrategie. Wij kijken naar wat onze doelgroep wil lezen, welke vragen zij hebben en hoe we die vragen het beste kunnen beantwoorden. Vervolgens optimaliseren wij onze content zodat zowel bezoekers als zoekmachines tevreden zijn.

Lokale SEO (indien van toepassing)

Als onze organisatie lokaal opereert, kunnen we niet negeren hoe belangrijk lokale SEO is. Wij zorgen ervoor dat onze bedrijfsvermeldingen consistent zijn, optimaliseren onze Google Mijn Bedrijf-pagina en richten ons op lokale zoekwoorden, zodat we zichtbaar zijn voor onze lokale doelgroep.

Daarnaast kan het bij verschillende vestigingen van een organisatie belangrijk zijn om gebruik te maken van lokale SEO, gezien dit vaak betrekking heeft op grotere organisaties.

Vereisten voor het SEO-bureau

Het kiezen van het juiste SEO-bureau is cruciaal voor ons succes. De SEO-bureaus zullen waarschijnlijk niet veel variatie vertonen in de scope die ze aanbieden. Dingen die meer zullen verschillen zijn de prijs, de manier van communiceren en de mate van expertise. Hier zijn enkele relevante aspecten waar wij op letten: (3)

Ervaring en eerdere casestudies

Wij willen zien welke resultaten het bureau in het verleden heeft behaald. Casestudies geven ons een duidelijk beeld van hun expertise en wat ze voor ons kunnen betekenen.

Lees vooral de reviews grondig door van de verschillende organisaties en controleer waar deze reviews vandaan komen. Zijn dit reviews van kleinere bedrijven of organisaties van gelijke grootte (misschien in FTE)? Wij hechten minder waarde aan de branche waarin ze opereren, aangezien een goede SEO-specialist in elke branche kan werken met hetzelfde resultaat. Vaak wordt hier veel nadruk op gelegd door potentiële klanten.

Team en expertise

Wie gaat er aan ons project werken? Wij willen weten welke experts het bureau in huis heeft en hoe hun team is samengesteld. Denk hierbij ook aan of het een extern team betreft of dat het bureau het team zelf in huis heeft.

Deze keuze kan ook weer afhangen van onze voorkeuren. Zijn wij op zoek naar een goede prijs-kwaliteitverhouding of hechten wij meer waarde aan continuïteit binnen de samenwerking? Hierop kunnen wij onze keuze baseren.

Gebruikte tools en technologieën

De tools die een bureau gebruikt, kunnen veel zeggen over hun aanpak. Wij kijken naar welke technologieën zij hanteren voor zaken als zoekwoordenonderzoek, linkbuilding en technische analyses. Dit geeft ons een idee van hoe geavanceerd en hedendaags hun methodes zijn.

Denk hierbij vooral aan de manier waarop het bureau verschillende tools combineert om tot de juiste analyses en inzichten te komen.

Budget en tijdslijn

Bij het plannen van een SEO-traject is het cruciaal om duidelijkheid te hebben over het budget en de tijdslijn. Dit bevordert transparantie en helpt ons realistische verwachtingen te stellen.

Hebben wij een specifiek budget in gedachten voor een traject? Of is er vanuit het managementteam een budget gereserveerd voor SEO? Dan kan het nuttig zijn om dit budget te communiceren naar de partijen waar wij een offerte bij aanvragen. Op deze manier kunnen zij een optimale strategie ontwikkelen binnen het beschikbare budget.

Daarnaast kan hier meteen de vraag beantwoord worden of een maandelijks traject starten interessanter is of dat een eenmalige strategie beter aansluit. Zie hieronder:

Wij hebben een specifiek budget in gedachten voor dit SEO-traject. Het is belangrijk voor ons om te weten wat we met dit budget kunnen bereiken en hoe we het beste waar voor ons geld kunnen krijgen. Wij zoeken een partner die transparant is over de kosten en die ons helpt het meeste uit ons budget te halen.

Verwachte tijdslijn en mijlpalen

Bij dit onderdeel kunnen we onderstaand bericht gebruiken. Het is hierbij vooral belangrijk om inzicht te krijgen in de manier waarop het bureau rapporteert.

SEO is een langetermijninvestering, en wij begrijpen dat resultaten tijd kosten. Toch hebben wij bepaalde mijlpalen en doelen die wij binnen een specifieke tijdslijn willen bereiken. Wij willen een duidelijk pad voorwaarts en inzicht in wat we maand na maand kunnen verwachten.

Inzendingsproces en criteria

Het kiezen van de juiste partner voor ons SEO-traject is essentieel. Daarom hebben wij een gestructureerd inzendings- en evaluatieproces opgezet om ervoor te zorgen dat we de beste match vinden. Hieronder delen wij wat wij met de partijen die een offerte opstellen willen communiceren om dit proces:

• Maximaal te stroomlijnen.
• De kansen zo gelijkwaardig mogelijk te maken voor de bureaus.
• Iedereen dezelfde, correcte informatie te verstrekken.

Instructies voor het indienen van voorstellen

Als je geïnteresseerd bent in het werken aan ons SEO-traject, vragen wij je om een gedetailleerd voorstel in te dienen. Hierin beschrijf je jouw aanpak, de tools die je gebruikt en hoe je denkt ons te kunnen helpen onze doelen te bereiken. Wij waarderen duidelijkheid en details, dus wees specifiek over wat je ons te bieden hebt.

Je kunt dit voorstel aanvankelijk via e-mail verzenden. Wanneer we het interessant genoeg vinden, zullen we een meeting plannen om deze samen te bespreken.

Selectiecriteria en evaluatieproces

Nadat alle voorstellen zijn ingediend, zullen wij ze evalueren op basis van verschillende criteria. Wij kijken naar ervaring, eerdere resultaten, de kwaliteit van het team en de fit met onze organisatie. Het is voor ons belangrijk om een partner te vinden die onze visie deelt en de expertise heeft om ons naar de volgende stap te brengen.

Vragen voor potentiële SEO-bureaus

Het kiezen van het juiste SEO-bureau is een beslissing die niet lichtvaardig genomen moet worden. Daarom hebben wij een aantal cruciale vragen opgesteld die wij willen stellen aan elk bureau dat overweegt met ons samen te werken.

Je kunt al deze vragen eenvoudig op de e-mail zetten bij de RFP die je deelt.

Strategie en aanpak

Hoe benader jij SEO? Wij zijn benieuwd naar jouw filosofie, de methodologieën die je volgt en hoe je je aanpast aan de voortdurend veranderende wereld van zoekmachines. Het is voor ons essentieel om te begrijpen hoe je denkt en hoe je onze specifieke uitdagingen zou aanpakken. Wat doe je bijvoorbeeld wekelijks om up-to-date te blijven rondom de nieuwste innovaties binnen SEO?

Communicatie en rapportage

Hoe vaak kunnen wij updates verwachten? Welke tools gebruik je voor rapportage? Wij waarderen transparantie en duidelijke communicatie, dus wij willen weten hoe je ons op de hoogte houdt van onze voortgang en eventuele uitdagingen.

Referenties en eerdere ervaringen

Met welke andere bedrijven of merken heb je gewerkt? Heb je ervaring in onze specifieke branche? Wij zouden graag enkele casestudies of voorbeelden van jouw eerdere werk zien, evenals referenties van eerdere of huidige klanten.

Contractuele overwegingen

• Elke samenwerking moet worden ondersteund door een solide contract dat de belangen van beide partijen beschermt. Hier zijn enkele van de zaken waar wij specifiek naar kijken:

• Hoe lang verwacht jij dat dit traject zal duren? Is het een doorlopende overeenkomst of is er een specifieke einddatum?

• Wij willen ervoor zorgen dat alle gegevens, strategieën en content die tijdens dit traject worden geproduceerd, vertrouwelijk blijven en ons eigendom zijn. Hoe waarborg je dit?

• Wat zijn jouw betalingsvoorwaarden? Verwacht je een aanbetaling, maandelijkse betalingen of een betaling aan het einde van het traject?

De volgende stappen

Nu wij een duidelijk beeld hebben van wat wij zoeken in een SEO-bureau en onze verwachtingen, is het tijd om te kijken naar de volgende stappen.

Deadline voor inzending

Wij verwachten alle voorstellen uiterlijk op [specifieke datum] te ontvangen. Dit geeft ons voldoende tijd om elk voorstel zorgvuldig te beoordelen.

Contactinformatie voor vragen

Mocht je nog vragen hebben of meer informatie nodig hebben, dan kun je ons bereiken op [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Wij kijken uit naar jouw voorstel en naar een mogelijke samenwerking.

Conclusie

Het selecteren van het juiste SEO-bureau is een belangrijke stap richting een sterke online aanwezigheid. Door duidelijke vragen te stellen en specifieke verwachtingen te formuleren, zorgen wij ervoor dat we een partner vinden die niet alleen onze visie en doelen deelt, maar ook de expertise en toewijding heeft om ze te realiseren.

Terwijl wij dit selectieproces doorlopen, blijven transparantie, communicatie en wederzijds respect centraal staan. Wij kijken uit naar de innovatieve strategieën en resultaten die deze samenwerking zal opleveren, en naar de groei en het succes die wij samen zullen bereiken.